Centro de Ayuda AplicaPOS
Manual completo del sistema ERP - Aprende a usar todas las funciones
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Primeros Pasos y Configuración Esencial
Capítulo 1
1.1. Acceso al Sistema
- Abre tu navegador web y ve a la dirección URL de tu negocio (ej: https://tunegocio.aplica.app)
- Ingresa tu Nombre de Usuario y Contraseña
- Haz clic en "Iniciar Sesión"
1.2. El Panel de Control (Dashboard)
- El Dashboard es tu centro de mando. Ofrece un resumen visual y en tiempo real de las operaciones de tu negocio.
- Incluye: ventas del día, alertas de stock, compras recientes y accesos directos a funciones frecuentes.
1.3. Configuración Inicial del Negocio (¡Paso Crítico!)Importante
- Ve a Configuración > Configuración del Negocio
- Pestaña "Negocio": Rellena nombre, dirección, logo y moneda
- Pestaña "Impuestos": Crea los impuestos (ej: IVA 16%)
- Pestaña "Ubicaciones": Añade tus tiendas, bodegas o almacenes
📦
Gestión Avanzada de Productos
Capítulo 2
2.1. Añadir un Producto Simple
- Ve a Productos > Añadir Producto
- Selecciona tipo: "Simple"
- Completa: Nombre, SKU, Unidad, Marca y Categoría
- Introduce Precio de Compra y Precio de Venta
- Haz clic en "Guardar"
2.2. Producto con Variaciones (Tallas, Colores)
- Selecciona tipo: "Variable"
- Completa datos básicos
- Ve a pestaña "Variaciones"
- Crea atributos (Ej: "Talla", "Color")
- Añade valores (Ej: Para "Talla": S, M, L)
- Clic en "Crear Variaciones"
- El sistema genera combinaciones automáticas
- Asigna SKU y precios a CADA variación
2.3. Seguimiento por Lote y Fecha de Vencimiento
💡 Ideal para farmacias y abarrotes
- Al añadir producto, activa "Habilitar seguimiento de lote"
- Al registrar Compra, introduce Número de Lote y Fecha de Vencimiento
- Al Vender, selecciona de qué lote descontar
- Consulta Reportes > Reporte de Vencimiento de Stock
2.4. Seguimiento por Número de Serie
💡 Ideal para celulares y electrónica
- Activa "Habilitar seguimiento de número de serie"
- Al Comprar/Producir, registra el número de serie de CADA unidad
- Al Vender, selecciona el número de serie específico
- Perfecto para electrónicos con garantía
🛒
Compras y Gestión de Inventario
Capítulo 3
3.1. Registrar una Compra
- Ve a Compras > Añadir Compra
- Selecciona Ubicación/Sucursal donde ingresará stock
- Elige el Proveedor
- Busca y añade productos con cantidad y precio
- Especifica lote/número de serie si aplica
- Indica Estado del Pago (Pagado, Pendiente, Parcial)
- Guardar → El stock se actualiza instantáneamente
3.2. Traspasos de Inventario
💡 Para negocios multi-sucursal
- Ve a Compras > Traspasos de Inventario
- Define Ubicación de Origen y Destino
- Añade productos y cantidades
- Guarda → Estado "Pendiente" (stock se descuenta del origen)
- En destino: Edita traspaso y cambia a "Completado"
- El stock se añade al inventario de destino
3.3. Ajustes y Conteos Físicos
- Ve a Compras > Ajuste de Inventario
- Selecciona Ubicación y Tipo de Ajuste
- Tipo "Normal": Para correcciones
- Tipo "Conteo de Inventario": Para auditorías
- Introduce cantidad física real en "Cantidad Contada"
- Sistema calcula diferencias (sobrantes/faltantes)
- Clic en "Finalizar" para actualizar stock
💰
Módulo de Ventas (Punto de Venta - POS)
Capítulo 4
4.1. Realizar una Venta
- Desde menú principal, haz clic en POS
- Añade productos: buscando, escaneando código de barras o seleccionando
- Selecciona Cliente (opcional)
- Clic en botón de pago
- Opción de pagos múltiples (efectivo + tarjeta)
- Introduce monto recibido → Sistema calcula cambio
- Clic "Finalizar Venta" → Imprime ticket
4.2. Devoluciones de Venta
- Ve a Ventas > Listar Ventas
- Encuentra la venta original
- En "Acciones" > "Devolución de Venta"
- Indica cantidad a devolver de cada producto
- Guardar → Genera nota de crédito
- El inventario se ajusta automáticamente
🏭
Módulo de Manufactura (Producción)
Capítulo 5
5.1. Crear una Receta / Lista de Materiales (BOM)
💡 Para negocios que fabrican productos
- Ve a Manufactura > Recetas
- Clic en "Añadir Receta"
- Selecciona Producto Final a fabricar
- Añade Ingredientes/Materias Primas con cantidades exactas
- Puedes añadir costos adicionales (mano de obra, gastos)
- Guardar → Sistema calcula costo total de producción
5.2. Registrar una Orden de Producción
- Ve a Manufactura > Producción
- Clic "Añadir Producción"
- Selecciona la Receta del producto
- Introduce Cantidad a Producir
- Sistema muestra materias primas requeridas
- Finalizar → Automáticamente:
- • Descuenta materias primas del inventario
- • Añade producto final al inventario
🔧
Módulo de Reparaciones
Capítulo 6
6.1. Configuración del Módulo
💡 Para talleres y servicios técnicos
- Ve a Reparaciones > Configuración
- Define Estados de Reparación:
- • Recibido
- • En Diagnóstico
- • Esperando Piezas
- • Listo para Entrega
- Define Dispositivos (Laptop, Smartphone, etc.)
- Añade Modelos específicos
6.2. Registrar Hoja de Trabajo
- Ve a Reparaciones > Añadir Hoja de Trabajo
- Completa datos del Cliente
- Registra Dispositivo y Número de Serie
- Describe el problema reportado
- Asigna técnico responsable
- Establece fecha de entrega estimada
- Imprime etiqueta de reclamo para cliente
6.3. Gestionar y Facturar
- Actualiza estado de reparación según avance
- Añade piezas/repuestos utilizados (se descuentan del inventario)
- Una vez finalizada, genera factura
- Incluye: costo de piezas + mano de obra
- Entrega al cliente con comprobante
👥
Gestión de Recursos Humanos (HRM)
Capítulo 7
7.1. Gestión de Empleados
- Ve a Recursos Humanos > Empleados
- Registra todo tu personal
- Completa: datos personales, cargo, salario
- Asigna roles y permisos en el sistema
- Configura método de pago
7.2. Control de Asistencia
- Ve a Recursos Humanos > Asistencia
- Registra entrada y salida de empleados
- Métodos: Manual o fichaje automático
- Sistema registra horas trabajadas
- Detecta retardos y ausencias
7.3. Nómina
- Ve a Recursos Humanos > Nómina
- Genera pagos para empleados
- Calcula salario base automáticamente
- Deduce ausencias según asistencia
- Aplica bonos y comisiones
- Genera recibos de pago
📊
Reportes y Análisis
Capítulo 8
Reportes Financieros
- Ganancias y Pérdidas (P&L)
- Balance de Cuentas
- Flujo de efectivo
- Cuentas por Cobrar
- Cuentas por Pagar
Reportes de Ventas
- Ventas por Producto (más vendidos)
- Ventas por Vendedor (con comisiones)
- Ventas por Cliente
- Análisis de rentabilidad
- Comparativos por período
Reportes de Inventario
- Stock Actual (valorado por ubicación)
- Alertas de Stock Bajo
- Reporte de Vencimiento de Stock
- Reporte de Lotes
- Reporte de Números de Serie
- Productos de lento movimiento
Reportes de Compras
- Compras por Proveedor
- Historial de compras por producto
- Análisis de costos
- Órdenes de compra pendientes
Reportes Operativos
- Reporte de Registro (cortes de caja)
- Auditoría de movimientos
- Historial de ajustes de inventario
- Log de actividades del sistema
❓
Preguntas Frecuentes
Capítulo 9
¿Qué hago si olvidé mi contraseña?
- En la pantalla de inicio de sesión, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?"
- Ingresa tu correo electrónico registrado
- Recibirás un enlace de recuperación por email
- Sigue las instrucciones para crear una nueva contraseña
¿Cómo asigno permisos específicos a un cajero?
- Ve a Gestión de Usuarios > Roles
- Crea un rol llamado "Cajero"
- Marca únicamente los permisos necesarios (ej: acceso POS, lista de ventas)
- Ve a Gestión de Usuarios > Usuarios
- Asigna ese rol al empleado
¿El sistema funciona sin internet?
- Sí, AplicaPOS funciona en modo híbrido
- Puedes seguir vendiendo sin conexión
- Cuando se restablece internet, todo se sincroniza automáticamente
- Sin pérdida de datos
¿Cómo hago un corte de caja?
- Ve a Ventas > Corte de Caja
- El sistema muestra ventas del día por forma de pago
- Cuenta el efectivo físico en caja
- Introduce la cantidad contada
- Sistema calcula diferencias automáticamente
- Imprime o guarda el reporte de corte
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